Dzięki tzw. systemowi konferencyjnemu każdy uczestnik konferencji lub innego spotkania biznesowego może w łatwy i wygodny sposób zabrać głos w dyskusji (do tego celu służy indywidualny mikrofon). Kontrolę nad przebiegiem całego spotkania sprawuje przewodniczący lub wyznaczona osoba posiadająca mikrofon o najwyższym priorytecie. Oznacza to, że może ona w dowolnym momencie odebrać głos lub przyznać do niego prawo określonej liczbie mówców.
Nowoczesne systemy konferencyjne umożliwiają również rejestrację przebiegu całego spotkania. Odbywa się to między innymi na kartach pamięci SD, dyskach komputerowych lub na przenośnych rejestratorach mp3. Jedną z najważniejszych zalet systemów konferencyjnych jest ich całkowita odporność na zakłócenia pochodzące z telefonów komórkowych, jak również sprzężenia akustyczne pojawiające się w systemach tego typu (mogą być to systemy przewodowe lub bezprzewodowe).
Doskonałe uzupełnienie systemu konferencyjnego stanowi możliwość przeprowadzenia jawnego lub niejawnego głosowania oraz prezentacji jego wyników na tablicy. Dodatkowo każdy nowoczesny system konferencyjny może być zintegrowany z systemem nagłośnieniowym w sali, w której odbywają się takie spotkania. Możliwe jest również podłączenie w pełni profesjonalnego łącza dziennikarskiego (tzw. kostki dziennikarskiej). Rozwiązanie to pozwala na rejestrację przebiegu spotkania przez dziennikarzy na ich przenośnych rejestratorach.
Najważniejszymi cechami cyfrowych systemów konferencyjnych są więc:
- możliwość zarejestrowania wysokiej jakości, zrozumiałego zapisu przebiegu spotkania,
- odporność na sprzężenia akustyczne oraz różnego rodzaju zakłócenia,
- możliwość przyłączenia do systemu kostki dziennikarskiej,
- integracja z systemem nagłośnieniowym sali konferencyjnej.